Recrutement data-driven : libérez vos KPI du CRM

⚠️ Cet article sera surtout applicable pour ceux qui recrutent des postes récurrents, donc plus les ESN que les cabinets de recrutement. ⚠️

Commençons par un petit résumé des épisodes précédents :

• Vous avez appris ce qu’était le Takt Time ici
• Vous avez préparé votre équipe à la mise en place d’indicateur en suivant les conseils de l’épisode 1

Tout est prêt, définissons nos indicateurs. On vous prévient tout de suite, l’indicateur comme on l’entend est quelque chose de clair et connu de tous. Pas un chiffre incompréhensible dans votre CRM ou votre ATS.

En lean recruiting, l’idée est d’imaginer votre chaîne de production comme un entonnoir : des candidats entrent dans l’entonnoir, des employés en ressortent.

• grâce au calcul de votre Takt, vous savez combien de profils vous devez recruter par semaine, et par déduction :
• combien de profils doivent être vus en entretien / semaine
• combien de profils doivent être contactés / semaine

On pourrait aller plus loin : combien de messages, combien d’appels de qualification, combien d’entretiens client, ... mais vous risquez de vous perdre dans les indicateurs 😱 ! Le mieux, rester simple : un indicateur pour l'entrée de l’entonnoir (le nombre de profils contactés), un indicateur pour la fin (le nombre de profils à recruter), et un au milieu (le nombre d’entretiens) pour voir si l’entonnoir est bouché.

Maintenant, the question : comment sortir cet indicateur de votre CRM recrutement ou de votre ATS pour le transformer en quelque chose de visuel ? 🤔

Faites nous confiance : votre responsable aime les graphiques. Par contre, il n’aime pas se connecter à votre CRM recrutement et il a perdu le mot de passe de votre ATS 😜

Possibilité numéro 1 : la “burndown chart” 📉

La burndown chart est un graphique qui provient du monde de l’informatique et représentant le travail restant à faire. L’idée est d’avoir le temps en abscisse (ici sur un exemple sur 10 semaines), et en ordonnée le nombre de recrutements à faire (ici 10 en 10 semaines). La courbe correspondant à la situation idéale (on recrute pile dans les temps) est tracée en noir. La courbe correspondant à la situation réelle est tracée ici en vert au cours des semaines.

Comment lit-on ce graphique ?

• Première semaine : il reste 10 recrutements à faire pour arriver à l’objectif de recrutement de votre ESN, au boulot !
• semaine 1 : pour recruter 10 personnes en 10 semaines, on devrait en théorie recruter une personne par semaine. La courbe théorique au bout d’une semaine est donc à 9 (pour 9 personnes restant à recruter). En réalité, l’équipe a recruté 2 personnes, il ne reste plus que 8 personnes à recruter : la courbe verte est à 8, en dessous de la courbe noire. On est en avance 🍾
• semaine 10 : en théorie, il ne reste plus personne à recruter, la courbe à 0.

L’avantage de la burndow chart est d’avoir un indicateur macro très visuel pour savoir d’un coup d’oeil si on est en avance ou en retard sur nos recrutements !

Possibilité 2 : les bâtons 📊

Une autre possibilité est le graphe bâton pour voir la performance de l’équipe semaine après semaine.

L’idée est de choisir un indicateur en particulier (ci-dessous : le nombre d’entretiens) et de le suivre chaque semaine : chaque jour serait trop court, chaque mois trop peu motivant. Le but de ce graphe : motiver et mobiliser son équipe autour d’un objectif commun (ici : faire 3 entretiens / semaine en supposant qu’il faut 3 entretiens pour un recrutement).

Attention dans le choix de son indicateur (nombre de profils / nombre d’entretiens / nombre de recrutements) ! Pour ne pas tomber dans le micro-management, nous vous conseillons de lire ces indicateurs du plus macro (nombre de recrutements) au plus micro (nombre de profils contactés). Si on est bon en nombre de recrutements, pas besoin de lire la suite ! Avec une équipe autonome, piloter par le nombre de contact par semaine risque de déresponsabiliser votre équipe.

D’un point de vue individuel, avoir un oeil sur les métriques intermédiaires permet d’anticiper l’avenir (je ne contacte pas assez de candidats ⇒ je serais en retard de recrutement le mois prochain).

Un graph est fait pour être visible par tous (pas comme les KPI de votre CRM recrutement)

L’intérêt de ces indicateurs est d’être visibles et non cachés dans un ATS, CRM recrutement ou autre logiciel : par exemple, vous pouvez les scotcher dans votre open space si vous faites du présentiel. N’importe qui (même votre big boss 👔), en passant dans votre bureau, doit pouvoir comprendre en un coup d’oeil comment se porte le recrutement chez vous. Pour ça, vos meilleurs alliés sont les couleurs vert/rouge et les smileys - à utiliser avec modération en fonction de votre culture d’entreprise. Le graph est donc très différent des KPI de votre CRM recrutement ou ATS, plus denses, qui serviront à des analyses fouillées ou du reporting.

⚠️ Rappelez-vous, le but est double : améliorer la performance et faire progresser ceux qui produisent (les recruteurs) dans le respect des personnes. Quand l’objectif n’est pas tenu, vous avez donc 2 directions à prendre :

• analyser la situation en profondeur, par exemple avec la technique du bac rouge
• mettre à jour la matrice de compétence de votre équipe puis mettre en place une action de formation…. mais nous vous parlerons de matrice de compétence plus tard, c’est du costaud 🤯

Bon sourcing !